Salesforce解約が転機に。スケジューラーを切り替えた理由

雪ヶ谷化学工業は、大多数の企業がそうであるように、部署間/拠点間で連携することで、効率よくそして効果的に業務を進める。打ち合わせも多く、6つある会議室のスケジュールがいっぱいになることもよくあるという。

このような企業では、打ち合わせの日程調整が業務の割合を少なからずだが占める。どれだけその業務を効率化できるかが、企業全体の生産性に関わると言っても過言ではないだろう。雪ヶ谷化学工業はその対策として、以前からスケジューラーを利用していたという。

須藤氏
以前は、弊社で使用していた「Salesforce」と連携されていたスケジューラーを利用していました。社員の空き時間を見て打ち合わせを設定するといったオーソドックスな使い方をしていましたね。

従来のスケジューラーに大きな不満はなかったと須藤氏。では、なぜスケジューラーを切り替えたのか。その理由を須藤氏は以下のように語る。

須藤氏
Salesforce自体を解約することが決まったんです。スケジューラーは、Salesforceと連携せずとも単体で利用できましたが、それにはGoogleのアカウントが必要でした。弊社は業務でGoogle関連のサービスを使っておらず、アカウントをもってなかった。今後も使う予定がなかったため、継続利用を断念しました。当時、検討したスケジューラーも他サービスのアカウントが必要なものが多かったですね。ただ、連携が必須なものは、あまりITシステムを活用していない弊社にとって、どうしても使いづらく、導入のハードルが高いと感じていました。

中小企業でも利用しやすい料金プラン。一人あたり200円未満で活用できる

Salesforceの解約を機に、スケジューラーの導入を検討しはじめた雪ヶ谷化学工業。スケジューラーを選ぶうえで「他サービスのアカウントが不要なこと」「使いやすい操作性、見やすい視認性」「低価格」という3つの条件を重視していたという。

須藤氏
アカウント作成に他サービスが必要でないことは大前提。あとは価格。一度導入すれば長期的に利用するものなので、ランニングコストが抑えられるものがいいなと。そして重視していたのが見やすさと使いやすさです。スケジューラーは業務中にもっとも触る機会の多いシステム。会社全体の生産性をあげるためにも、直感的に使えること、瞬発的に情報が得られることを重視していました。

須藤氏は比較サイトを利用して、複数社のサービスの情報を収集したという。最終的にトヨクモ スケジューラーを導入するが、サービスを知ったのはある“コミュニティ”だったそうだ。

須藤氏
トヨクモ スケジューラーを知ったのは、情報システムに関わる人が集まるコミュニティでした。そのコミュニティでは、情報システムや総務の業務に関連する情報交換をしており、世の中のサービスやシステムに関する口コミも集まっているんです。そこでおすすめされていたのが、トヨクモ スケジューラー。自分でも調べてみたところ、他サービスのアカウントが必要でなく、メールアドレスさえあれば利用できると知り、弊社に適していると感じました。そして何と言ってもリーズナブルですし、料金プランのユーザー数の区分が細かいのも嬉しいポイント。従業員数が多くない企業でも利用しやすい料金設定でした。

トヨクモ スケジューラーの『料金』は10ユーザー以下であれば無料。11ユーザー以上でもプランによっては雪ヶ谷化学工業のように200円未満で利用できる。また、どのプランであっても、30日間は無料なため、その期間を活用して試験的に導入する企業がほとんど。雪ヶ谷化学工業も同様だった。

須藤氏
低価格なうえ、機能性や視認性も良さそうだったので、とりあえずお試し導入することにしたんです。まず私が利用したのですが、想像以上の使いやすさで。とくに気に入ったのが「ビュー」機能。自分の予定を表示する『個人ビュー』のほか、事業部や施設ごとに予定を表示できる『グループビュー』、従業員の予定や会議室の空き状況を一度に見ることができる『空き時間ビュー』などが用意されており、週/月での表示もかなり見やすい。部門間や拠点間で連携することの多い弊社に必要な機能が備わっており、操作の分かりやすさも魅力的。パソコンに不慣れな従業員でも問題なく使えるだろうと思い、本格導入を決めました。

ITリテラシーが高くなくても問題なく運用できる。スケジュール/施設の可視化で業務効率が向上

無料お試しの際、須藤氏はまずは自分一人でトヨクモ スケジューラーを利用しはじめた。そして、機能性や操作感に問題がないことを確かめたうえで、1週間ごとに従業員数名にテスト利用してもらい、3週間目には本格導入/運用を開始。全社にサービスの周知をはじめた。

須藤氏
お試し導入時、従業員に「使い心地はどうですか？」と聞いていきましたが、「見やすく、使いやすいと思います」と評判はかなり良かったですね。直感的に扱えるサービスなので、使い方についても特段説明する必要もなく、無料期間内にサービスが必要な従業員全員に行き渡りました。設定や周知には6時間もかかっていないと思います。

では、本格導入してからの実際の使用感はどうなのか。総務部の森氏は、「従業員および会議室の空き時間がパッとみてわかるようになり、業務効率の向上にもつながった」と語る。

森氏
弊社にとって、トヨクモ スケジューラーはもう無くてはならないものになっていますね。部署・拠点をまたいで進める社内プロジェクトの場合、他の従業員の予定を確認してスケジュールを組んでいく必要があります。トヨクモ スケジューラーが、全従業員のスケジュールを見やすく可視化してくれるので、日程調整がかなりスムーズになりました。管理もしやすく業務効率も向上していると感じています。

今後はトヨクモ スケジューラーをkintoneと連携し、さらなる生産性向上を目指したいと語る二人。「トヨクモ スケジューラーをどんな企業におすすめしたいか」という質問には、「我々のような中小企業」だと答えた。

須藤氏
トヨクモ スケジューラーのビジネスプランの最小ライセンスは30ユーザーからで、中小規模の企業でも使いやすく設定されています。機能性や視認性が非常によく、ITに慣れていない弊社のような中小企業にとって、これだけ使いやすく効果を実感できるスケジュール管理ツールはなかなかありません。パソコンに不慣れな従業員でも問題なく運用できる点は、大きな魅力。中小企業の皆さんにぜひ導入を検討していただきたいですね。

導入以来、トヨクモ スケジューラーは多くの社員にとって“使いやすい”ツールとして機能している。従業員のスケジュールおよび会議室の予約状況の「可視化」による業務のスムーズな進行は、同社において生産性を高める原動力となっているようだった。