使い始めて一日二日で「業務に欠かせないもの」と従業員からの声。若手社長がトヨクモを選んだ理由
「住まい」に関する相談に対してワンストップでのソリューションを提供している総合不動産会社である株式会社太平堂不動産。
太平堂不動産の代表取締役社長である武田貴義氏は異例の経歴を持つ若手社長だ。東北最大手金融機関、東北有数の不動産会社で経験を積んだのちに太平堂不動産に入社、その後代表取締役社長に就任した。中小企業診断士やＦＰ1級を保有している武田氏は、そのスキルや知識、そしてこれまでの経験を用いて同社の改革を進めている。
武田氏が太平堂不動産に入社した当時、スケジューラーを含むシステムの類はまったく導入されておらず、従業員がいつどこでどういった業務を行っているのかを把握できない状況だった。「業務の見える化が企業成長のはじめの一歩」と考え、生産性向上にむけた大規模なDX化をスタート。その一環としてトヨクモ スケジューラーを導入したのだ。
今回は、トヨクモ スケジューラーを導入した経緯や、導入したことによる変化について、代表取締役社長 武田貴義氏に伺った。
業務効率の改善のためにスケジューラーが必要だった
武田氏が太平堂不動産に入社したのは2年と半年ほど前。その時点では、スケジューラーも導入されていなかったほか、全社的にDX化が遅れており、事業運営には課題が山積みだった。
組織体制を整え、必要なシステムを導入し、企業として透明性・健全性を高めるなかで、武田氏はスケジュール管理の必要性をあらためて感じたという。
武田氏
私が会社に戻ってきた時点では、スケジュール管理は個人に任せられており、誰がいつどこで何をしているのかわからない状況でした。
成果を出すためには、日々の業務への取り組み方といった過程の改革が重要です。成果はコントロールできないもの。たとえば営業に対して「なんで案件を取ってこれないんだ」と言っても仕方がありません。必要なのは、成果だけにフィードバックするのではなくプロセスを改善すること。
業務の可視化・業務効率の改善を進めるために、スケジューラーを含む各種システムが必要だと判断しました。
同社では、まずDX化の軸として、ノーコードで業務アプリが作成できる『kintone』を導入した。そのため、スケジューラーを選ぶ際には、kintoneとの連携機能を条件としていた。トヨクモ スケジューラーはkintoneとのデータ同期や連携ができる。武田氏はその機能性もトヨクモ スケジューラーを選んだ理由の1つだと話す一方、導入の決め手は別の部分にあったとも語る。
武田氏
トヨクモ スケジューラーは、取引のあるシステム会社から勧められたもの。その会社には、kintoneの導入にあたっても相談をしていたのですが「kintoneとの連携ができて、使い勝手のいいスケジューラーならトヨクモ」との話をいただきました。
無料お試しでトヨクモ スケジューラーを活用してみたところ、「これはいいな」とすぐに分かりました。とくにUIの部分ですね。本当に使いやすい。合計で3社での比較検討を行っていましたが、トヨクモ スケジューラーを触った時点で、ほかの選択肢はなくなりました。
透明化が進み、企業として健全な状態に近づいた
トヨクモ スケジューラー契約後、武田氏はすぐに全従業員に周知したという。これまで紙でスケジュール管理をしている従業員もいたが、大規模なDX化を進めていたなかでの導入だったため、周知もスムーズに進んだそう。さらにトヨクモスケジューラーの操作性の高さも、そこに一役買ったそうだ。
武田氏
トヨクモ スケジューラーの導入については「みんなに案内送るから、登録お願いね」という感じで、パパッと伝えました。とくに詳しい説明はしなかったのですが、あっという間に全員が使えるようになりました。それどころか、周知して二日後には「もうトヨクモ スケジューラーは業務に欠かせないものになっています」と、社内から声が上がるほどでした。
現在では、全従業員の予定がトヨクモ スケジューラーに登録されるようになり、それらの情報を全員が閲覧できる状態となっている。武田氏が目指していた、業務の見える化・透明化が実現できたのだ。
武田氏
私含めて会社のメンバー全員の予定・業務スケジュールが、全社に対して公開されている状態になりました。誰が、いつ、何をしているのかが見えるようになって業務・事業の透明化が進んだことで、心理的安全性が高まり、企業として健全な状態に近づいたと思います。
また、何かと便利なのが、スケジュールの『コメント』機能。トヨクモ スケジューラーでは予定にコメントを記載できます。ふと思いついた議題をコメントしておくと、ミーティングの際に議題の漏れがなくなりますし、考えやアイデアを投稿しておくことで、意見交流の場・ミーティング前の準備にもなります。予定と紐づけてメモを残せる機能性がいいですね。
あとは、これも小さいことですが、思いついたタスクを予定として追加することでメモがわりになるのも非常に便利です。
連絡せずとも日程調整が完了するように
トヨクモ スケジューラーの導入により、業務効率が大きく改善された同社。武田氏は、その実績から「非常に満足している」とトヨクモ スケジューラーを高く評価している。
武田氏
他社のスケジューラーと比較して『コスト』が低いため、中小企業であっても無理なく運用できるシステムだと思います。UIがよく、誰でも簡単に操作ができる点も魅力ですね。
スケジュールを全社で共有することで、業務の手間を削減でき、生産性の向上につながります。たとえば、取引先から電話で「打ち合わせをしたい」という要望があった際、スケジュールの共有がされていないと「メンバーの予定を確認し、折り返します」というやりとりが生まれます。その点、トヨクモ スケジューラーを導入していれば、その場で全員の予定を確認し、返答できるでしょう。
弊社の場合、「私のスケジュールの空き時間には勝手に予定を入れてもいい」と従業員へ周知しています。そのため、朝に予定をみて、こんなにミーティングが入っていたんだと驚くことも。連絡を挟まずに日程調整できるこの体制が、健全かつ効率的だと考えています。
トヨクモ スケジューラーの導入により業務効率化が進んだ同社。しかし、大規模なDX化計画はまだ進行中だ。トヨクモ スケジューラーは、直近のアップデートで予定をデータ化し、自動でkintoneアプリに蓄積されるようになった。より一層DX化を進めるため、この機能も活用していきたいと武田氏は語る。
武田氏
kintoneとトヨクモ スケジューラーはうまく活用すれば、もっと相乗効果が得られるだろうと思っています。とくに、データの蓄積は有用な機能です。将来的には、パフォーマンスが高い従業員のスケジュールや業務の進め方を分析し、組織改善の施策へつなげていきたいと考えています。
