以前の体制・ツールでは二度手間が発生して、依頼者に迷惑がかかることがあった

星名事務所の打ち合わせは「顧問先との定例の打ち合わせ」「突発的に発生する緊急性の高い打ち合わせ」「新規依頼者との打ち合わせ」の3つに分けることができる。

「顧問先との定例の打ち合わせ」は日程調整の負担が少ないが、「突発的に発生する緊急性の高い打ち合わせ」「新規依頼者との打ち合わせ」は、提示した打ち合わせの候補日が合わない場合、メールでのやり取りが何度か発生する。特に労働分野の法律は4月と10月に改正されることもあり、その時期は相談が殺到するため打ち合わせ日程の調整はかなり難しいようだ。

依頼者様より相談を受けたら、打ち合わせの候補日時をメールで案内していました。都合があわないという返信があれば、改めて候補日時を案内することになります。返信が遅い場合には、案内した候補日時に他の依頼者様の予定が決まることもあるため、再調整することもしばしばありました。1ヶ月のうち何十件ものち合わせの日程調整をしなければならないため、候補日時をあらかじめ仮押さえするのは難しかったです。また、日にちと曜日が一致しない回答も多くありました。例えば、11月30日（木）と12月1日（金）を候補日として案内した時に、12月1日（木）のような判断がつかない回答をもらうことがあります。この場合は、打ち合わせ日時に齟齬をきたすことがないよう、再確認の連絡をしていました。

こういった予定の管理は、Microsoftの「Outlook」で行っていたそうだ。依頼者より打ち合わせ日時の回答があった場合、Outlookの予定の確認、新しい予定の入力という作業も発生していた。

Outlookの入力漏れが何度か発生していました。また、Web会議ツールを使った打ち合わせでは、ZoomのURLを発行して、依頼者様にご案内する必要があります。4月や10月などの繁忙期には、その作業を後回しにすることもあり、打ち合わせ直前まで共有できず、依頼者様からお問い合わせをいただいて、急いでZoomのURLを発行してメールで送るということもありました。

日程調整は待つだけ。本来やるべき業務に集中できる環境を構築

社内外の予定を一括管理できて、日程調整も簡単にできるツールを検討する中で星名氏の目に留まったのが、サイボウズ株式会社が提供する「kintone」と連携して利用ができるトヨクモの「トヨクモスケジューラー」だった。

ツールを比較検討している時期に、トヨクモスケジューラーのセミナーでkintoneと連携できることを知り、他のツールと比べより便利に使えると直感しました。また、日程調整ページのカレンダーから、依頼者様が空き時間を見て、都合の良い日時を簡単に登録できると感じたのもトヨクモスケジューラーが良いと感じた理由の1つです。

現場からも、日常業務の改善につながることへの期待があったという。なかでも期待されていたのが、予定登録後のWEB会議用URLの自動発行機能だ。

社外との日程調整もできるグループウェアの導入を検討するにあたり、Zoomの会議用URLを自動発行する機能は必須でした。新型コロナウイルス感染症の流行をきっかけに、オンラインでの打ち合わせが主流になっています。弊社が会議用URLを発行するケースが大半で、案内漏れも発生していたのです。

トヨクモスケジューラーを使えば、依頼者にメールを送って待つだけで、日程調整からWEB会議用URLの発行までがスムーズに完了する。メール送信は、日常的に使っているメールワイズにメールテンプレートとして日程調整用メールのひな型を登録しておき、送信時には日程調整用のURLを挿入するだけで済む。業務の効率化にも大きく貢献すると考えたのだ。

日程調整で発生していた、複数回にわたるメールのやりとりやダブルブッキングはめっきりなくなりました。打ち合わせの日時が確定する時間も短くなったと感じています。日程が確定するまでの複数回のやり取り、Zoomの会議用URLの発行などの業務も無くなったので、従来の日程調整業務と比べると、負担は10分の1程度になったと感じています。打ち合わせの資料作成や法改正や問い合わせが多い事項のまとめ・事前案内など本来やるべき業務に集中できるようになりました。

採用活動にも活用。なぜ全社利用が進むのか

採用活動の面接の調整もトヨクモスケジューラーに置き換えたという。面接の日程調整担当者からは「面接となると候補日をピックアップして、ダブルブッキングにならないよう仮の予定をOutlookに追加していました。応募者から連絡があるまで、面接に参加する職員全員が仮の予定にあわせて時間を確保しておく必要がありました。今では、求人に応募があったら、メールで応募者に日程調整ページを共有し、本人の都合にあわせて面接の日時を登録してもらっています。トヨクモスケジューラーに面接に参加する職員全員の予定がリアルタイムに反映されますので、空き時間の共有が簡単になり、かなり負担が減りましたね」と評価の声を寄せている。

また、日程調整後に自動送信される登録完了メールや予定開始1時間前のリマインドメールがコミュニケーションの負担を減らすとトヨクモスケジューラーを評価している。

予定の開始前にリマインドする機能があり、5分前に通知する設定にしているので予定を忘れませんね。アカウントを持っていない社外の方にも予定開始の1時間前にリマインドしてくれるので、私がリマインドする必要がなくなりました。それに、予定を忘れてズレるといったことも減ったように感じています。社内だけではなく、社外の方からの予定も最小限の負担でしっかり管理できるトヨクモスケジューラーだからこそOutlookからの乗り換えで全社導入が進んだのかもしれません。

社内情報管理の基盤として使用しているkintoneとトヨクモスケジューラーを連携して、社内外の予定管理の効率を高めていきたいという。

kintoneで打ち合わせのアジェンダや内容、議事録を記録しています。トヨクモスケジューラーに登録した予定とkintoneアプリのレコード情報が相互に連携できるようになれば、もっと業務を効率化できると感じています。また、トヨクモスケジューラーで特定の予定を一覧形式として確認できる機能があれば、過去の予定を振り返ったり、打ち合わせ内容を確認できたりするようになるので、kintoneとトヨクモスケジューラーの往来が減り楽になると思っています。要望ばかりですが、話にあげた機能が追加されれば、より業務が効率化されて、依頼者の方に向き合う時間が増えて要件整理やヒアリングを充実させることができるので、このような機能追加をトヨクモさんに期待しています。

今後の機能追加について星名氏は期待を寄せている。
トヨクモスケジューラーは相棒として、社内外の予定管理、調整に利用されている。日々、多くの企業から相談を受ける星名事務所では、「スケジューラーを利用した業務」がスタンダードとなっているのだ。

2023年5月16日、予定検索機能を追加しました！
今後もユーザーの声に応えて参ります！