クライアントとの日程調整は、URLをシェアするだけ。kintone連携ができるスケジューラーで業界全体の業務改善を進めたい
弁護士や社会保険労務士、司法書士、税理士、行政書士が在籍している総合リーガルファームNexill&Partners Group。各専門家の知見を活かしたワンストップでの支援をクライアントに提供している。
同法人では、以前まで士業向け業務管理システムを利用し、そのシステムに備わっていたスケジューラー機能を活用していたそうだ。しかし、システムに使い勝手の悪さやコスト面に課題を感じ、業務アプリをノーコードで作成できる『kintone』の導入を決定したという。それに伴い、スケジューラーも必要となり、kintoneとの連携が可能なトヨクモ スケジューラーを導入した。
今回は、トヨクモ スケジューラー導入の背景やシステムの活用方法について、代表の菰田 泰隆氏に伺った。
士業向けの業務管理システムに、使い勝手の悪さを感じていた
Nexill&Partners Groupは、もともと士業向けの業務管理システムを導入しており、スケジューラーについてもシステムに備わっていたものを活用していた。スケジューラー機能自体には不満はなかったが、大元である業務管理システムに対しては使い勝手やコスト面に課題を感じていたそうだ。
そこで、ノーコードで業務アプリを作成できる『kintone』に切り替え、自社独自の業務改善システムの構築を目指すことになった。kintoneの導入に伴い、スケジューラーも必要となり、システムの検討をはじめた。
菰田氏
kintoneと相性が良いことがシステムを選ぶうえでの条件でした。合計で4つのスケジューラーを比較検討しましたが、トヨクモ スケジューラーはそのなかでも連携機能が充実していました。
スケジューラーに予定を追加すると、kitoneにも同期され個人・組織がどの業務にどれくらい時間を使っているのかなどを可視化できる。kitoneからスケジューラーへ連携することもでき、予定のタイトルや場所などの自動入力も可能。kitoneで業務改善アプリを作成する際、この連携機能は重宝するだろうと感じたんです。
菰田氏は、士業向けの業務管理システムの機能性やコストの面で悩んでいる法人も少なくないと語る。そういった背景があり、同法人ではkintoneを導入し独自のアプリを作成するという結論に至り、スケジューラーもkintoneとの連携を重視し検討した。
しかし「トヨクモ スケジューラーの導入の決め手は、kintoneとの相性だけではなかった」とも話す。
菰田氏
kitone連携の機能にくわえ、重視していたのが「日程調整機能が優れていること」。スケジューラーとして活用するため、日程調整しづらいと元も子もないからです。
その点、トヨクモ スケジューラーは、複数名のスケジュールを一括で表示できる『グループビュー』やメンバーや会議室の空き時間を見ることができる『空き時間ビュー』など、シンプルですが非常に使いやすい機能が揃っています。
とくに魅力的だったのが、会議室など施設の予約状況を把握・管理できる点。士業にとってクライアントと話す会議室の管理は非常に重要な業務です。弊社も複数の会議室をもっており、クライアントとの打ち合わせを設定する際には会議室も同時に抑えます。
トヨクモ スケジューラーは、メンバーのスケジュールと会議室の空き状況を一括で表示でき、スケジューラー上で予約も可能です。この機能によって、別ツールから会議室を予約する手間が省け、業務効率の向上にもつながると感じました。
日程調整ページを送るだけで、社外との日程調整が完結する
「kintone連携」「日程調整」、2つの機能が導入の理由となったNexill&Partners Group。現在、どのような場面でトヨクモ スケジューラーを利用しているのだろうか。
菰田氏
私たちのような、クライアント企業の担当者や個人の相談者との打ち合わせが日々発生する士業では、日程調整が業務の一環です。トヨクモ スケジューラーは、社内での調整はもちろん、外部の方との日程調整にも活躍してくれています。URLを共有するだけで日程調整が完了するので、何往復も連絡を取り合わずに済むんです。
外部の方と日程調整を進める際には、トヨクモスケジューラーを活用し、メンバーの対応可能な日程をまとめた『日程調整ページ』を作成。そのページのURLをクライアントに連絡ツールであるChatworkで共有し、日程を選んでもらうだけ。以前使っていたシステムでは「日程調整ページ」の機能はなかったこともあり、手間が大きく削減しました。日程調整がスムーズに完了するようになりましたね。
「トヨクモ スケジューラーは、とくに中小企業に適しているシステム」。菰田氏はそう締めくくる。
菰田氏
ここまで機能について述べてきましたが、トヨクモ スケジューラーの1番の特徴は何と言ってもそのコストパフォーマンス。『低コスト』ですが、スケジューラーとして必要な機能が備わっています。中小企業では業務管理システムにかけられるコストにも制限があると思いますが、トヨクモ スケジューラーであれば導入しやすいのではないでしょうか。
プランによっては1ユーザー200円以下と低価格で利用できるトヨクモ スケジューラー。しかし、機能改善のスピードははやく、直近のアップデートではkintoneとの連携性がより高まった。菰田氏はこれを機会として、運用体制の改善を目指したいと考えているそうだ。
菰田氏
今回のアップデートで、トヨクモ スケジューラーとkintoneとの連携性がより高まり、kitoneで作成した業務アプリにスケジューラーのデータを蓄積できるようになりました。システムのアップデートにあわせて、弊社側でもkintoneアプリ上で予定追加の通知を受け取れるように設定するなど運用体制を改善し続けていきたいですね。業務効率化の実績・ノウハウを広げ、業界全体の業務改善を目指していきます。
